«МЕДСИ» перевела более 70% кадровых процессов в электронный вид с HRlink
Группа компаний «МЕДСИ» перевела кадровое делопроизводство в электронный формат с помощью платформы HRlink. Решение используют почти все сотрудники организации, а более 70% кадровых процессов теперь выполняются без бумажного документооборота.
«МЕДСИ» объединяет более 143 клиник в России и за рубежом, в которых работают свыше 15 тыс. человек. Распределенная структура и рост бизнеса увеличивали нагрузку на кадровую службу: документы передавали лично, по электронной почте, в виде сканов и даже через SMS. В результате у компании не было единого цифрового пространства для работы с кадровой информацией.
Требования к системе
При выборе решения компания учитывала специфику работы медицинской организации. В частности, система должна была поддерживать расчеты отпусков для медицинских работников, поскольку их продолжительность зависит от графика и условий труда конкретного специалиста.
Важным критерием стала и доступность сервиса с мобильных устройств. Сотрудники клиник ежедневно используют несколько информационных систем, включая медицинскую систему «Медиалог», электронное расписание, корпоративный портал и почту. При этом у специалистов не всегда есть постоянный доступ к рабочему компьютеру, поэтому возможность подписывать документы со смартфона была необходима для полноценного перехода на КЭДО.
По итогам тендера «МЕДСИ» выбрала HRlink. Среди преимуществ решения компания отметила интеграцию с «1С» и гибкую настройку маршрутов согласования. Это позволило учитывать различия между подразделениями и сложную организационную структуру группы.
Поэтапное внедрение
Сначала ИТ-команда адаптировала инфраструктуру «МЕДСИ» под новый сервис. HRlink развернули на локальных серверах, а совместно со специалистами по информационной безопасности настроили требования к эксплуатации и вывели систему во внешний контур. После этого сотрудники получили возможность работать с платформой из корпоративной сети, дома, в командировках и в дороге — в том числе через мобильное приложение.
Пилотный запуск прошел в ИТ- и кадровой службах центрального офиса. Затем систему постепенно распространили на клиники Москвы и Санкт-Петербурга. В ходе проекта для разных подразделений разработали отдельные маршруты согласования кадровых документов вместо единого сценария для всей компании.
После внедрения срок оформления нового сотрудника сократился с 1,5–2 часов до 45 минут. Ускорение стало возможным благодаря оптимизации процесса ознакомления с локальными нормативными актами. В единой цифровой среде сотрудники могут самостоятельно подавать заявления, отслеживать их согласование и обращаться к электронному кадровому архиву.
Начальник управления трудовых отношений ГК «МЕДСИ» Мария Никонова отметила, что сотрудники особенно ценят удобство подачи заявлений, более быстрое согласование с руководителями и постоянный доступ к кадровым документам. По словам генерального директора HRlink Данилы Морогина, опыт компании показывает: для распределенных организаций КЭДО должен не только заменять бумагу, но и учитывать различия между подразделениями, сохраняя понятный интерфейс для пользователей.
