Wörwag Pharma внедрила HRlink за два дня и вдвое снизила нагрузку на HR
Фармацевтическая компания Wörwag Pharma за два дня сменила поставщика кадрового электронного документооборота и внедрила HRlink. Новая система охватила ключевые процессы работы с кадровыми документами, повысила стабильность сервиса и вдвое сократила объём рутинных операций для HR-команды.
Wörwag Pharma — семейная фармацевтическая компания, основанная в Германии в 1971 году. В России она работает с 1996 года, представлена во всех регионах страны и объединяет около 200 сотрудников.
От собственной разработки к комплексному КЭДО
Цифровизация кадрового документооборота в российском подразделении началась в 2021 году. Тогда компания самостоятельно разработала решение на базе «1С» и почтового агента Microsoft Outlook. Часть документов удалось перевести в электронный формат, однако со временем возможностей внутренней системы стало недостаточно для растущих требований к автоматизации.
В 2023 году Wörwag Pharma решила перейти на продукт внешнего поставщика. Первый опыт оказался неудачным: система не закрывала все потребности бизнеса, а техническая поддержка не справлялась с нагрузкой. В частности, в ней не удалось реализовать автоматизацию оформления отпусков, из-за чего эффект от внедрения КЭДО оказался ограниченным.
В итоге компании потребовалось решение, способное объединить полный цикл кадровых процессов. Выбор остановили на HRlink, который помимо КЭДО предоставляет модуль Start Link для удалённого найма. Он позволяет безопасно получать персональные данные и документы от новых сотрудников. Дополнительным преимуществом стало мобильное приложение, адаптированное для использования на планшетах.
Переход за два дня
Благодаря базе знаний и поддержке HRlink кадровый специалист Wörwag Pharma самостоятельно настроил основные процессы и интеграцию с «1С» за два дня. Для сотрудников переход прошёл практически незаметно.
Сейчас через HRlink подписывается 98% всех кадровых документов компании. Сервис сохраняет доступность даже при временных ограничениях связи, что важно для распределённой команды. В отличие от прежнего решения, документы не удаляются автоматически после пропуска срока подписания, а остаются в системе и не требуют повторной обработки со стороны HR.
Система также поддерживает массовую рассылку документов. Во время индексации зарплат и выплаты премий, когда число кадровых операций значительно увеличивается, специалисты могут заранее подготовить документы и отправить их одной кнопкой в нужный момент.
Внедрение повлияло и на процессы найма. В фармацевтической отрасли сезонные пики подбора персонала приходятся, в частности, на апрель и сентябрь. Start Link помогает быстрее получать документы от кандидатов и автоматически загружать их в систему, сокращая долю ручной работы. В целом рутинная нагрузка на HR-команду Wörwag Pharma снизилась в два раза.
По словам HR BP Wörwag Pharma Дарьи Каширцевой, после перехода на HRlink компания получила стабильный инструмент для кадровой цифровизации, а количество жалоб сотрудников на сбои и проблемы с подписанием документов практически сошло на нет. Партнёр и директор по развитию HRlink Дмитрий Махлин отметил, что этот пример показывает важность полноты функциональности, качества поддержки и стабильности сервиса при выборе КЭДО. По его словам, HRlink входит в «белые списки» Минцифры России, поэтому сервис доступен при временных ограничениях связи в разных регионах страны.
